Cómo Organizar una reunión de negocios

Hasta un 50% de la duración de las reuniones de negocios  no son productivas y  hasta el 25% del tiempo de la reunión se dedica a discutir cuestiones irrelevantes. Por lo general, las reuniones son demasiado largas, se programan sin el tiempo suficiente para preparar y terminar sin ningún resultado claro.

Lo creas o no, las reuniones  pueden y deben ser la parte más interesante y productiva de tu día. Te resumimos  algunos de los principios fundamentales para planear reuniones de negocios en el trabajo. Estos se pueden resumir como:

1) la preparación. Preparación significa asegurarse de que la reunión tiene un propósito declarado clara y una agenda. Los participantes son seleccionados con cuidado, invitados de manera profesional y se les dio información previa suficiente. La preparación también significa atención a detalles tales como: reservaciones de salas de reuniones, catering, un equipo, recordatorios.

2) la facilitación. Facilitación significa que una persona o un equipo responsable de guiar la reunión, un plan para la reunión se refleja en el orden del día y el facilitador mantiene las cosas en el tiempo y en pista.

3) la inspiración. La inspiración es probablemente el aspecto más olvidado de las reuniones diarias. Toda la atención a los detalles y el proceso puede empujar la oportunidad para la espontaneidad y el entusiasmo a un lado. Estructura en actividades que involucran a los participantes, el uso de estrategias para generar discusión o ayudas visuales para llamar la atención.

4) los resultados. Los resultados significan que cada reunión debe ser dirigida hacia uno o más resultados. Los participantes deben sentir que algo se ha logrado, y tienen que ver todas sus reuniones como parte de la estrategia más grande para que participen en el futuro de la organización.


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